Многочасовые стояния в очередях в кабинет коменданта, в кассу оплаты проживания, в пункт выдачи пропусков — еще год назад поселение первокурсников представляло собой хождение по мукам. Теперь процесс поселения студента в общежитие занимает буквально несколько минут.

Чтобы ускорить процесс поселения, в этом году был предпринят целый комплекс мер. Во-первых, все персональные данные поселяющихся, а также номера выделенных им комнат заранее внесены в базы данных Студгородка. Это позволяет тратить на заключение одного договора найма 3-5 минут (в прошлом году заключение одного договора требовало несколько дней хождения по четырем очередям). Другой положительный результат — возросла скорость выдачи  пропусков на КПП (она составляет сейчас примерно 40 секунд, а не 3-5 минут, как в 2011 году). В итоге первые 300 человек, которые решили занять очередь в ночь на 25 августа, прошли на территорию Студгородка примерно за час. Во-вторых, если в 2011 году пропуск выдавался разовый (в результате чего многие стояли в очереди за ним по 3-4 раза в день), то в этом году его выдают сразу на 14 дней (этого времени с лихвой хватит на поселение и оформление постоянного пропуска с фото). В-третьих, комнаты подготовили под заселение (в прошлом году это делалось студентами самостоятельно — они стояли в одну очередь за мебелью, в другую — за постельным бельем и т.п.). Работники отдела поселения отслеживают в программе 1С в режиме реального времени ход процесса поселения и правильность оформления документов. Если обнаруживается ошибка, она оперативно исправляется.

От брошюры до Wi-fi

Изменился и принцип информирования первокурсников и их родителей. Списки на поселение были опубликованы на портале СПбГУ и вывешены в печатном варианте во всех общежитиях и перед КПП Студгородка. Таким образом, первокурсники, приезжая заселяться, уже знали номер общежития, в котором будут жить. На территории Студгородка организован информационный центр, где можно получить ответы на все возникающие вопросы. Центр работает с 8:00 до 20:00 без перерывов и выходных (в течение кампании по поселению). Помимо этого впервые в этом году каждому поселяющемуся вручена брошюра – справочник первокурсника, в котором подробно излагается процедура поселения, а также описана инфраструктура Студгородка и приведены контактные данные всех работников. Тексты инструктажей развешаны во всех общежитиях на специальных стендах. По территории Студгородка расставлены указатели и размещена карта городка с указанием всех необходимых объектов. Вдобавок ко всему организована беспроводная связь Wi-fi в холлах общежитий с бесплатным выходом на сайт СПбГУ.

Волонтеры спешат на помощь

В этом году к процессу поселения первокурсников подключилась команда волонтеров из числа студентов-старшекурсников (около 40 человек). Они проводили разъяснительную работу, выдавали информационные буклеты, проводили необходимые инструктажи в общежитиях, разводили поселяющихся по комнатам.

В этом году первокурсники избавлены от очереди и на оплату проживания. Для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо только оформление договора-найма у начальника участка общежития. Оплатить проживание поселяющийся теперь может в удобное для него время в течение полугода (в прошлом году для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо было оплатить проживание, отстояв сначала очередь на оформление квитанции, затем в кассу).

Итог всех нововведений — отсутствие очередей и хорошее настроение студентов. Родители первокурсников тоже оценили слаженную работу всех служб СПбГУ, занятых в процессе поселения. В Виртуальную приемную СПбГУ пришло уже пять благодарностей. «Все оказалось намного быстрее и проще, чем мы думали!» «В этом году в Студгородке явно видны большие изменения в лучшую сторону. Для того чтобы поселиться в общежитие, например, два года назад, надо было буквально пройти семь кругов ада. Теперь все предельно просто и понятно. И высокая дисциплина работников, и высокий уровень компьютеризации не могут остаться незамеченными». «В прошлом году была неразбериха, очереди, недружелюбное отношение директора. В этом году нет никаких очередей, все просто и понятно, пока оформляли документы у коменданта, директор лично подошел и поинтересовался, все ли у нас в порядке. Большое ему спасибо за порядок и грамотную организацию работы. Такое ощущение, что не в общежитие приехали, а в санаторий!» — пишут родители.

Вера СВИРИДОВА